11 Tipů pro organizaci plesu
-
Stanovení rozpočtu
To by měla být první věc, kterou uděláte, než se pustíte do organizace samotné. Rozpočet plesu se obvykle skládá z tří položek – Tržba ze vstupenek, Sponzorské dary a Příspěvek studentů. Finanční prostředky lze získat i dalšími způsoby, např. tržbou z tomboly, dražbou zajímavého artefaktu v průběhu plesu apod. Oporou Vám také může být Vaše škola, která přispěje do rozpočtu.
Tržba ze vstupenek = Kapacita sálu x cena vstupenky.
Předpokladem je, že akce bude vyprodaná. Toho lze dosáhnout pouze tím, že nalákáte lidi na zajímavý program. Je vhodné zvolit adekvátní cenu ve vztahu k lokalitě a místu konání Vašeho plesu, a programu. Obvyklá cena vstupenek se pohybuje v rozmezí 150-300Kč.Sponzorské dary = Částka, kterou myslíte že budete schopni získat od sponzorů výměnou za reklamu a propagaci. Pokud Vaši rodiče podnikají, je dobré začít zde, dále se poptejte známých a také ne neostýchejte oslovit firmy ve Vašem okolí.
Příspěvek studentů = Zřídkakdy se stává, že by ples bylo možné financovat bez příspěvku studentů, tato položka je variabilní a záleží na Vašem přístupu. Pokud chcete mít ples, na který se bude dlouho vzpomínat, celková cena bude určitě jiná, než u plesu, kterému se tolik péče nedostane.
-
Pronájem prostor
Máte již zamluvený termín k pronájmu prostor? Pokud chcete realizovat Váš ples X.X.2011, je již nejvyšší čas rezervovat termín. Pro výběr adekvátních prostor je třeba vycházet z rozpočtu, který máte k dispozici a vybírat prostory, které pro Vás budou cenově dostupné. Pronájem prostor většinou tvoří ¼ celkového rozpočtu.
-
Jednání ve třídách
Ideální je, když se do organizace zapojí všichni studenti, nicméně realita je mnohdy jiná. Najdou se jedinci, kteří se do příprav příliš nezapojují, ale často kritizují. Tento přístup nepřispívá k dohodě a ještě navíc sabotuje morálku ve třídě, kde se poté vytváří nešvary. Proto je dobré vytvořit plesový výbor na základě demokratického hlasování a rozdělit práci na jednotlivých částech plesu mezi jednotlivce, či skupinky osob. Ti, kteří se do organizace plesu zapojit nechtějí, nemusí, ale podle toho bude jejich názor či podnět akceptován.
-
Výběr dodavatelů
Vybrat ty správné dodavatele není tak jednoduché, jak se zdá. Je pravda, že dávno pryč jsou doby, kdy byl výběr omezen na několik málo dodavatelů. Na dnešním trhu je situace taková, že nabídka výrazně převyšuje poptávku, proto je důležité sledovat ukazatele, které Vám pomůžou vybrat to pravé.
První věcí, o kterou byste se měli zajímat, je kvalita poskytovaných služeb. O kvalitě mnoho napoví reference uvedené na webových stránkách, osobní doporučení či telefonát některému z klientů, který u daného dodavatele něco nakoupil. Dalším vodítkem může být kvalita webových stránek, jestliže má dodavatel www stránky v dezolátním stavu – jsou neaktuální, mají otřesný design, obsahují chyby, či mylné informace, jaké asi budou jeho služby?
Není pochyb o tom, že významnou roli hraje cena. Vybrat společnost s nejlepším poměrem kvalita/cena je však lepší, než sledovat pouze ukazatel nejlevnější ceny. Může se stát, že daná služba v tom lepším případě nesplní Vaše očekávání, v tom horším naruší, nebo dokonce znemožní hladký průběh plesu.
-
Technické zabezpečení
Při organizaci plesu se setkáte s věcmi, které jste nikdy nezažili, o kterých jste v životě neslyšeli a také s věcmi, které nebudete umět zajistit. Právě do této poslední kategorie spadá zajištění ozvučení, světelné show, videoprojekce a dalších služeb vyžadujících odbornou způsobilost. Jestliže si nejste jistí, jaký příkon potřebuje reprosoustava o výkonu 10 kW, jaká je minimální potřebná svítivost projektoru v silně osvětleném sále, či co znamenají pojmy Spot, Par 64, truss a jiné, tak se v těchto záležitostech opravdu obraťte na odborníky.
-
Foto a Video dokumentace
Jedinou hmatatelnou vzpomínkou, kterou na svůj ples budete mít, je kromě šerpy a skleničky foto grafie z plesu či jeho videozáznam. Nespoléhejte na kvalitu fotografií, které pořídí Vaši rodiče nebo kamarádi. Na plesech bývají pro tyto účely zpravidla velice nepříznivé podmínky. Pro kvalitní záznam je potřeba profesionální vybavení, kterým běžný účastník plesu nedisponuje. Záleží na Vás k jakým fotkám či videu se budete chtít za pár let vracet.
-
Hudební produkce
Při výběru kapely, která Vám bude hrát celý večer, myslete na to, aby byla univerzální, měla široký repertoár a hlavně uměla lidi bavit. Návštěvníci plesu tak budou mít možnost tancovat nejen klasické tance ale i příležitost vyřádit se při něčem rychlejším. Není nic horšího než koukat 4 hodiny na kapelu, které to neladí, nešlape a nedokáže lidi rozproudit. Uvědomte si, že kvalitní kapela je nejdůležitější bod programu. Pokud potřebujete šetřit, rozhodně ne na kapele.
Některé kapely nabízí v ceně vlastní ozvučení, kvalita tohoto způsobu ozvučení je různá. Některé kapely mají ozvučení dimenzované i pro velké sály, některé nikoliv a vy jakožto zákazník to poznáte až na plese. Doporučuji řešit ozvučení nezávisle na kapele (od kapely si vyžádejte stage plán, neboli schéma nazvučení veškerých jejich nástrojů a zpěvů). Předejdete tak komplikacím, v případě že si budete chtít během pauzy kapely pustit svojí muziku z cd a také tomu, že Vám kapela po odehrání svého partu neumožní využít aparaturu pro další vystupující a odjede domů.
Hlavní výhodou nezávislého ozvučení je zvukař, který se stará o kvalitní zvuk po celou dobu plesu, toho mívají pouze kapely, které jsou profesionály v oboru a muzikou se živí. Pokud máte nástup, předtančení či další kulturní vystoupení na vlastní hudbu, tak zvukař je člověk, který Vám dle dodaného harmonogramu pustí dodané podklady v ten pravý čas.
-
Ochranný svaz autorský (OSA)
Poplatek je nutné uhradit v případě, že kapela nehraje pouze vlastní produkci, ale i převzaté písně. Pokud má kapela výhradně vlastní repertoár, je nutné i tuto skutečnost sdělit OSE. Poplatky se vypočítávají dle sazebníku podle průměrné ceny vstupenek a počtu účastníků plesu. Odkaz ke stažení naleznete zde. Pokud Vám kapela tvrdí, že poplatky OSE jsou v ceně, pro jistotu si to ověřte. Z právního ustanovení OSA plyne, že za odvedení poplatku je zodpovědný pořadatel, tedy Vy (v případě, že jste si najali agenturu, je zodpovědná agentura). Pokud poplatek nebude zaplacen, může být pořadateli udělena tučná pokuta.
-
Moderátor
Zde platí podobné heslo jako u kapely, či dokumentace plesu. Moderátor uvádí kapelu, maturanty při šerpování, uvádí a komentuje jednotlivé vystupující, na podiu tedy v průměru svým mluveným slovem působí 75min. Opět se zde nevyplatí šetřit.
-
Služby produkční agentury
Pokud máte dojem, že jednání ve třídě není konstruktivní a dosažení kompromisu se zdá být v nedohlednu, zkuste nás přizvat ke společné diskuzi. Zefektivníme diskusi a pomůžeme Vám dospět ke shodě, tak aby byli všichni spokojeni. Oslovit agenturu nutně neznamená utrácení peněz navíc, ale naopak to může být finanční výhodou. Osvědčení dodavatelé, se kterými spolupracujeme v průběhu celého roku, nám poskytují výrazné množstevní a věrnostní slevy, které zákazník při jednorázové objednávce není schopen získat.
-
Koordinátor plesu
K zajištění hladkého průběhu celého plesu a dodržení časového harmonogramu doporučujeme využít služeb koordinátora plesu. V den Vašeho maturitního plesu se nebudete muset o nic starat a budete si moci svůj večer užít bez zbytečného stresu a starostí.
Jsme rádi, že jste návod poctivě dočetli až do konce a přejeme Vám, aby byl užitečným pomocníkem při organizaci Vašeho jedinečného plesu. Uvědomujeme si, že návod neobsahuje, úplně vše. Chybí zde, podrobnosti týkající se sestavení harmonogramu, zábavného programu, bezpečnosti, ochrany vstupenek proti zfalšování, organizace studentů a návštěvníků plesu tak, aby nenastal zmatek a mnohé další věci, které patří k našemu přísně střeženému tajemství.
